Brief là gì? Những lưu ý giúp bạn có bản Brief chuẩn không cần chỉnh

1. Tổng quan về brief

Khái niệm brief không còn xa lạ với người làm công việc liên quan đến truyền thông và quảng cáo, thế nhưng để có cái nhìn tổng quan nhất về nó thì không phải ai cũng biết rõ. Chính vì lý do này nhiều người đã sử dụng Google để tìm kiếm các thông tin như: brief là gì, brief tiếng anh là gì, debrief là gì... Tất cả những câu hỏi này sẽ được chuyên gia ngôn ngữ giải thích cụ thể và chi tiết qua các thông tin dưới đây:

1.1. Brief là gì?

Hiểu đơn giản, brief chính là bản tóm tắt được khách hàng gửi đến đơn vị marketing. Văn bản này chứa những thông tin cần thiết nhằm phục vụ cho chiến dịch quảng cáo, dựa vào đó, công ty có thể hiểu được hết những yêu cầu mà đối tác đưa ra.

1.2. Brief tiếng anh là gì?

Trong tiếng Anh brief là tính từ mang nghĩa là ngắn gọn, dùng để ám chỉ trong thời gian ngắn.

Một số cụm từ thường đi cùng với brief là in brief, brief against/ in favour of sb/sth.

Các từ đồng nghĩa với brief bao gồm short (ngắn), quick (nhanh chóng), short and sweet (ngắn gọn)...

1.3. Debrief là gì?

Nếu đã có được đáp án cho brief là gì, chắc hẳn bạn cũng sẽ khá thắc mắc về ý nghĩa của cụm từ bebrief. Trong marketing, debrief mang nghĩa là một cuộc phỏng vấn. Cụ thể, sau khi khách hàng đã cung cấp bản Brief cho công ty, đơn vị này có thể Debrief trực tiếp khách hàng để hiểu chi tiết về mong muốn của họ. Nếu brief là bước mở đầu quan trọng thì Debrief là mấu chốt không thể thiếu trong chiến dịch quảng cáo.

1.4. Debriefing là gì?

Trên thực tế, cụm từ này có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau. Nó có thể liên quan đến việc thu thập thông tin, lấy dữ liệu từ một cá nhân hoặc review quá trình sau khi hoàn thành.

Ưu điểm đặc biệt của debriefing chính là tạo cơ hội cho những người tham gia đặt câu hỏi để có thể hiểu tường tận về vấn đề đang bàn luận.

2. Tầm quan trọng của brief trong marketing 

Không chỉ quan tâm đến brief là gì, bạn cũng nên tìm hiểu về tầm quan trọng của brief trong marketing. Có thể nói, brief được xem là bước đầu của chiến dịch tiếp thị nhằm đảm bảo mọi thành viên tham gia dự án đều được cập nhật thông một cách đầy đủ và chính xác. 

Bên cạnh đó, brief không chỉ là nền móng vững chắc của dự án quảng cáo mà còn có nhiều lợi ích khác như:

• Đặt ra mục tiêu rõ ràng cho chiến dịch truyền thông.
• Đưa ra mốc thời gian cụ thể để chủ động cho công việc.
• Giao trách nhiệm cho các thành viên.
• Mô tả mục đích cuối cùng mà tiếp thị hướng đến.
• Đưa ra các phép so sánh với các chiến dịch quảng cáo khác.
• Xác định được đối tượng và kết quả của dự án.

3. Phân biệt các loại brief 

Nếu đã biết về brief là gì, bạn cũng nên tìm hiểu về các loại brief. Hiện nay, có 2 loại brief chính thường được sử dụng bao gồm communication brief và creative brief.

3.1. Creative brief

Đây là bản tắt được viết bởi đơn vị truyền thông và chỉ lưu hành nội bộ trong các team ý tưởng hoặc sáng tạo nội dung để họ nắm được các yêu cầu cơ bản của chiến dịch marketing. Ngoài những thông tin cơ bản, creative brief marketing còn khơi gợi động lực sáng tạo, giúp các thành viên trong đội nhóm thực hiện kế hoạch tốt nhất có thể.

Một bản Brief Marketing hoàn chỉnh cần có đầy đủ các nội dung như sau: 

• Job Description: Mô tả chi tiết, cụ thể hạng mục công việc mà mỗi thành viên trong dự án phải thực hiện. 
• Target Audience: Thông tin chi tiết về độ tuổi, giới tính, nhân khẩu học, sở thích, hành vi,… của khách hàng mục tiêu. 
• Single – Minded – Proposition: Điểm khác biệt của sản phẩm góp phần tạo nên lợi thế cạnh tranh và tác động tới nhu cầu, mong muốn của khách hàng. 
• Key Response: Mục tiêu hành động của khách hàng (trao đổi, chia sẻ, mua hàng,…) sau khi chiến dịch kết thúc. 
• Desired Brand Character: Mong muốn đạt được cảm nhận của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ. Budget: Ngân sách phía khách hàng cung cấp cho Agency để thực hiện chiến dịch.

3.2. Communication brief

Khác với creative brief marketing, communication chủ yếu để trao đổi thông tin giữa khách hàng và đơn vị truyền thông để nắm được các thông tin quan trọng về đối tượng, địa điểm, thời gian, cách thức triển khai,…

Communication Brief chi tiết có các nội dung cơ bản sau đây: 

• Project: Mục đích chính của khách hàng đối với việc triển khai chiến dịch Marketing. 
• Brand: Thông tin chi tiết, chính xác về thương hiệu đang được chuẩn bị thực hiện chiến dịch truyền thông. 
• Project Description: Mô tả chi tiết về dự án của Agency. 
• Brand background: Thông tin cơ bản xoay quanh thương hiệu như tình hình thương hiệu, những vấn đề gặp phải, đối thủ cạnh tranh,… 
• Objectives: Mục đích truyền thông chính của chiến dịch (tăng nhận diện, tạo độ phủ, tăng doanh thu,…). 
• Target Audience: Tệp khách hàng mục tiêu các Client muốn hướng tới trong dự án. 

4. Bản brief cơ bản gồm những gì?

Song song với vấn đề brief là gì, bạn cũng nên biết cấu tạo của một bản brief cơ bản. 

Để có được một bản brief giúp người đọc dễ hiểu đồng thời hướng họ đến hành động nhanh chóng, không phải thắc mắc, bạn cần chú ý một số điều cơ bản sau:

• Mô tả cụ thể, chi tiết mục tiêu chiến lược, chỉ nên xác định một mục tiêu trọng tâm.
• Chú ý vào nhóm khách hàng tiềm năng, hứng thú với thương hiệu.
• Nói về lợi ích cho người tiêu dùng, hãy truyền đạt về những lợi ích hay trải nghiệm dành cho khách hàng.
• Xác định một thông điệp cốt lõi duy nhất, tránh ôm đồm quá nhiều thông điệp bởi điều này khiến khách hàng bị loạn thông tin.

5. Các key cần và đủ cho brief 

Sau khi đã hiểu rõ brief là gì, tiếp đến hãy cùng "bỏ túi" ngay các key cần và đủ để có một bản brief hoàn chỉnh.

Theo đó, một brief marketing sẽ gồm những từ khóa quan trọng sau đây: 

• Sản phẩm/ dịch vụ và thế mạnh của khách hàng: Đơn vị nhận nhiệm vụ truyền thông cần biết rõ điểm mạnh, điểm yếu và sự khác biệt của sản phẩm dịch vụ của khách hàng.
• Tổng quan tiềm lực: Chú trọng về về mô hình doanh nghiệp và quy mô, họ là doanh nghiệp sản xuất hay đại lý phân phối.
• Định hướng: Đơn vị truyền thông cần biết được định hướng của khách hàng, triển khai ngắn hạn hay dài hạn, mục tiêu branding hay performance; tăng user tải app hay doanh thu bán hàng...để đưa ra phương án phù hợp và đúng với nhu cầu khách hàng.
• Khách hàng, đối tượng mục tiêu: Tập trung vào mục tiêu khách hàng cụ thể để xây dựng content xoay quanh vào tệp đối tượng mục tiêu đó.
• Ngân sách & KPI: Cần xác định rõ ngân sách & KPIs để từ đó làm cơ sở để đề xuất các kế hoạch truyền thông.

6. Những yếu tố tạo nên bản brief hoàn hảo

Sau khi đã tìm được câu trả lời cho brief là gì, bạn cũng nên nắm được những yếu tố tạo nên bản brief hoàn hảo. Dựa vào thực tế có thể thấy, một brief marketing chuẩn chỉnh cần sở hữu những yếu tố cơ bản sau đây:

• Thông tin ngắn gọn, cân đối và dễ hiểu: Yêu cầu bắt buộc của một bản brief là trình bày ngắn gọn, khoa học để đạt được mục tiêu của kế hoạch đã đề ra. 
• Xác định rõ mục tiêu trong brief: Brief Marketing cần có mục tiêu rõ ràng để từ đó đơn vị thực hiện xác định phương thức  và đo lường mức độ thành công. 
• Cung cấp đầy đủ thông tin về những bên liên quan: Một bản brief marketing hoàn chỉnh không thể thiếu được hai chủ thể quan trọng quyết định thành công của chiến dịch là Agency và Client.
• Phân tích đối thủ cạnh tranh chi tiết: Để chiến dịch truyền thông thành công cần vượt qua được đối thủ cạnh tranh. Do vậy, việc phân tích chi tiết về đối thủ cạnh tranh cùng lĩnh vực với mình là một bước hết sức quan trọng.
• Điều tiết thời gian thực hiện thích hợp: Thời gian quá ngắn hoặc quá dài cũng khiến các Brief thực hiện không chất lượng. Một người xây dựng Brief chuyên nghiệp phải biết sắp xếp và phân phối thời gian hợp lý. Điều này ảnh hưởng đến tiến độ công việc, kết quả thực hiện và thúc đẩy hoàn thành dự án trong thời gian lý tưởng nhất.
• Đảm bảo dự phòng ngân sách tốt: Ngân sách là điều rất quan trọng khi thực hiện mọi chiến lược Marketing. Để phòng cách trường hợp bất ngờ, người xây dựng Brief phải phòng cả các chỉ mục ngân sách có thể phát sinh. Điều này sẽ giúp khi có sự cố xảy ra thì chúng ta sẽ ứng phó tình huống nhanh và không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

7. Quy trình làm việc với brief 

Không phải ngẫu nhiên mà câu hỏi brief là gì được nhiều người quan tâm đến vậy. Sở dĩ nó được tìm kiếm nhiều vì quy trình làm việc với brief khá đơn giản nhưng mang lại thành công rất cao. Dưới đây là 5 bước cơ bản trong quy trình làm việc.

• Bước 1: Brief - Khách hàng sẽ cung cấp brief cho đơn vị truyền thông.
• Bước 2: Planning - Sau khi truyền thông đã nắm rõ các yêu cầu của khách hàng, họ sẽ lên kế hoạch cho chiến dịch marketing.
• Bước 3: Production - Thông qua bản kế hoạch và tiến hành triển khai.
• Bước 4: Advertising - Để chiến dịch truyền thông đạt hiệu quả tốt nhất cần có kế hoạch chạy quảng cáo để tiếp cận được tệp khách hàng tiềm năng.
• Bước 5: Report & Payment - Hoàn thành các chiến dịch, khách hàng và đơn vị truyền thông cùng bàn bạc, đút kết các kinh nghiệm và rút bài học.

8. Một số mẫu brief tham khảo

Để dễ dàng hơn trong việc hiểu được brief là gì và hình dung một bản brief sẽ được trình bày như thế nào, bạn cùng tham khảo một số mẫu bên dưới.

Những giải đáp cho brief là gì sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin quan trọng xoay quanh thuật ngữ này để dễ dàng hơn trong việc tạo ra một bản tóm tắt công việc hoàn hảo nhất. Đồng thời, việc biết thêm những thông tin này sẽ tạo tiền đề vững trắc cho bạn để thực hiện hoàn thiện và nhanh chóng đầu việc được giao phó.