Vì sao nhiều khách sạn thà bỏ trống phòng chứ quyết không nhận khách sau 12h đêm?

1. Tránh rủi ro an ninh và tệ nạn xã hội

Khung giờ sau 12h đêm là thời điểm cực kỳ nhạy cảm về an ninh. Những khách đi thuê phòng vào giờ này thường không nằm trong nhóm khách du lịch hay công tác thông thường.

• Đối tượng phức tạp: Khách mướn phòng quá muộn dễ rơi vào các trường hợp như người say xỉn, người vừa xô xát, cãi vã với gia đình, hoặc tệ hơn là các đối tượng tìm nơi để sử dụng chất cấm, tổ chức tệ nạn.

• Hậu quả cho khách sạn: Nếu xảy ra sự cố (hành hung, đột tử, phá hoại tài sản hoặc bị công an kiểm tra hành chính), khách sạn sẽ phải đối mặt với việc bị phạt tiền, niêm phong hoặc ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín kinh doanh. Do đó, từ chối ngay từ đầu là phương án an toàn nhất.

2. Quy trình kiểm toán đêm (Night Audit) đã hoàn tất

Hầu hết các khách sạn từ 2 sao trở lên đều có một quy trình bắt buộc gọi là Kiểm toán đêm, thường diễn ra trong khoảng từ 0h00 đến 3h00 sáng.

• Chốt sổ sách: Đây là lúc hệ thống phần mềm của khách sạn tự động khóa sổ, tổng hợp doanh thu, kiểm tra lượng phòng trống và chuyển dữ liệu sang ngày hôm sau.

• Rắc rối phát sinh: Nếu nhận thêm khách vào thời điểm này, nhân viên lễ tân sẽ phải mở lại hệ thống, làm lại toàn bộ thủ tục nhập liệu rất phức tạp. Chưa kể, việc tính tiền phòng cho khách đi giờ này rất dễ gây tranh cãi (liệu khách phải trả tiền cho ngày hôm trước hay tính sang ngày hôm sau).

3. Thiếu hụt nhân sự vận hành ca đêm

Vào ban đêm, sơ đồ nhân sự của khách sạn được tinh giản đến mức tối đa để tiết kiệm chi phí vận hành.

Nếu nhận khách vào lúc 12h đêm, người lễ tân vừa phải làm thủ tục check-in, vừa phải dẫn khách lên phòng, hướng dẫn sử dụng thiết bị. Trong lúc đó, khu vực sảnh chính và quầy lễ tân sẽ bị bỏ trống, tạo sơ hở cho kẻ gian đột nhập trộm cắp tài sản.

4. Bảo vệ giấc ngủ và trải nghiệm của các khách lưu trú khác

Một trong những tiêu chí hàng dắt của ngành dịch vụ lưu trú là không gian yên tĩnh để khách hàng nghỉ ngơi.

Hiệu ứng dây chuyền:

Khách vào phòng lúc nửa đêm thường đi kèm tiếng bánh xe vali kéo dọc hành lang, tiếng mở khóa cửa, tiếng nói chuyện rầm rì... Ở không gian tĩnh mịch của đêm muộn, những âm thanh này bị khuếch đại lên rất nhiều lần, dễ làm thức giấc các phòng bên cạnh. Việc bị khách phàn nàn, đánh giá 1 sao trên các nền tảng đặt phòng vì "mất trật tự ban đêm" là tổn thất lớn hơn nhiều so với tiền thuê một căn phòng lẻ loi.

5. Phòng "trống" nhưng thực chất đã có chủ

Nhiều trường hợp du khách thấy phòng chưa có người bật đèn thì nghĩ là phòng trống. Nhưng thực tế, những phòng đó có thể đã được đặt trước bởi các đoàn khách đi tour hoặc khách bay chuyến sáng sớm hôm sau. Khách sạn buộc phải giữ phòng trống để chuẩn bị đón các lượt khách đã thanh toán này theo đúng cam kết.

Lời khuyên cho du khách tránh rơi vào cảnh "bơ vơ" lúc nửa đêm:

• Đặt phòng trước: Nếu biết chắc chuyến bay hoặc chuyến xe của mình sẽ trễ, hãy đặt phòng trước qua ứng dụng và chủ động liên hệ với khách sạn để báo giờ nhận phòng muộn (Late check-in).

• Tìm các khách sạn 24/7 chuyên nghiệp: Các chuỗi khách sạn lớn hoặc khách sạn gần sân bay, nhà ga thường có nhân sự trực ca đêm đầy đủ và quy trình linh hoạt hơn để đón khách muộn.