Đảm bảo bố cục
Dù là viết email bằng tiếng Anh hay tiếng Việt thì điều quan trọng đầu tiên mà bạn cần nhớ đó là đảm bảo bố cục. Khi trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh trong quá trình tham gia tuyển dụng việc làm ở Đồng Nai, TPHCM hay bất cứ nơi nào khác, bố cục rõ ràng, có trình tự với phần mở đầu, nội dung chính và đoạn kết; mỗi đoạn cách nhau một dòng trống.
Tùy vào công việc và thông tin mà bạn có thể tùy chỉnh cho phù hợp, tuy nhiên lưu ý không nên viết quá dài. Một bố cục đầy đủ và số lượng chữ phù hợp sẽ khiến email nhận việc của bạn trở nên thu hút hơn, khi viết bằng tiếng Anh thì đủ ý chính là điều cần thiết thay vì dài dòng, diễn giải thông tin không cần thiết.
Văn phong tiếng Anh lịch sự, chuyên nghiệp
Với những ai thường xuyên viết email bằng tiếng Việt thì có thể sẽ gặp chưa quen khi sử dụng tiếng Anh trong văn viết, nhất là khi viết một email quan trọng để xác nhận nhận việc. Bạn có thể tham khảo cách sử dụng câu văn lịch sự chuẩn doanh nghiệp thay vì viết theo lối giao tiếp hàng ngày. Cần tránh sử dụng các từ ngữ như “Hello, hi,…” cho đoạn mở đầu, cũng như “I want, I need, can you,…” cho phần nội dung chính, không viết “good bye, that’s it, lovely,…” khi chào tạm biệt. Thay vào đó bạn nên viết theo văn phong chuyên nghiệp bằng các cụm như “Dear Mr/Ms, I would like, we are willing, sincerely,…” để giúp email của bạn lịch sự theo phong cách doanh nghiệp.
Thể hiện sự trân trọng cơ hội làm việc
Không nhiều ứng viên biết cách thể hiện sự trân trọng cơ hội làm việc khi trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh, đây là một trong những hạn chế mà bạn nên lưu ý khắc phục. Đối với một email nhận việc thì điều này còn quan trọng hơn khi nó thể hiện sự hào hứng và sẵn sàng với vị trí làm việc tại doanh nghiệp. Bạn cần một câu ngắn để xác nhận nhận việc và cám ơn doanh nghiệp.
Một số mẫu câu tiếng Anh có thể sử dụng như “Thank you for your offer of [job title] at [company name]. I am delighted to formally accept the offer, and I am very much looking forward to joining the team”. Hoặc “I am writing to formally accept your offer of [job title] at [company name]. I am very grateful for the opportunity, and delighted to be joining the company.”
Chú ý các thuật ngữ
Không chỉ là các câu văn lịch sự và chuyên nghiệp, bạn sẽ phải chú ý đến các thuật ngữ sử dụng trong email nhận việc. Hầu hết các thuật ngữ này phụ thuộc vào lĩnh vực, ngành nghề của bạn. Vì vậy nếu thường dùng thuật ngữ tiếng Việt, bạn phải tra cứu để đảm bảo không dùng sai từ trong tiếng Anh. Bên cạnh đó, bạn cũng nên kiểm tra và xác nhận chức danh công việc bằng tiếng Anh, mức lương bằng tiếng Anh: lương thực nhận (net salary) hay lương gộp (gross salary). Ngoài ra cũng cần đảm bảo các quyền lợi bằng tiếng Anh phải tương đương với những quyền lợi đã thống nhất trong buổi phỏng vấn hoặc email trước đó.
Xác nhận ngày bắt đầu làm việc
Sau khi đã xác nhận các thông tin về công việc, bạn cần gửi lịch bắt đầu làm việc của mình. Dựa trên đề xuất của doanh nghiệp hoặc như thông tin ở buổi phỏng vấn, bạn chính thức thông báo cho nhà tuyển dụng rằng sẽ bắt đầu đi làm vào thời gian cụ thể sắp tới. Đây là phần quan trọng để giúp cả hai bên chuẩn bị đầy đủ, đồng thời là yếu tố hoàn thành một email nhận việc.
Mẫu câu có thể dùng khi trả lời email nhận việc trong tiếng Anh đó là “I would like to confirm that my starting date of employment will be [dd/mm/yyyy]. If there is any additional information you need prior to this date, please let me know.” hoặc “I will be able to start work on [dd/mm/yyyy]. If there is any additional information, or paperwork you need me to complete prior to then, please do let me know.”
Vừa rồi là 5 bí quyết trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh chinh phục mọi doanh nghiệp, chúc bạn có thời gian làm việc hiệu quả ở môi trường mới mẻ sắp tới.
Tiến Huy
