Khi thuê phòng khách sạn trong các chuyến công tác hoặc đi du lịch, bạn sẽ thấy một đặc điểm chung là các cơ sở lưu trú sẽ để khách nhận phòng (check-in) sau 14h hôm trước và trả phòng (check-out) vào 12h trưa hôm sau. Một số ít khách sạn có quy định check-in lúc 15h và check-out lúc 11h hôm sau.
Với cách tính giờ này, khách hàng sẽ chỉ sử dụng phòng khách sạn trong vòng chưa đầy 24 tiếng. Tuy nhiên, người ta vẫn tính như vậy là 1 ngày thuê phòng.
Trên thực tế, thời gian nhận và trả phòng khách sạn đã được tính toán để tối ưu hóa việc vận hành cũng như đáp ứng đủ nhu cầu nghỉ ngơi của khách hàng. Người ta sẽ lấy tâm điểm là 12h đêm. Theo nghiêm cứu, thời gian nghỉ ngơi lý tưởng của con người là từ 14h hôm trước đến 12h hôm sau.
Với thời gian nhận phòng như vậy, khách hàng sẽ thoải mái di chuyển đến khách sạn và sắp xếp thời gian nghỉ ngơi phù hợp trước khi trả phòng vào buổi trưa hôm sau.
Giờ nhận phòng khách sạn thường là sau 14h.
Việc trả phòng vào buổi trưa và cho khách mới nhận phòng vào buổi chiều cũng giúp khách sạn dễ dàng thực hiện công tác dọn dẹp, vệ sinh căn phòng, tiện sắp xếp khách thuê phòng tiếp theo.
Trường hợp khách nhận phòng sớm và trả phòng muộn thường sẽ được tính phụ phí. Tuy nhiên, nếu khách thuê phòng vào giai đoạn vắng khách và việc nhận phòng sớm hoặc trả phòng muốn không làm ảnh hưởng đến kế hoạch đón - trả các lượt khách khác thì khách hàng có thể không bị tính thêm phí.
Khi đặt phòng, khách hàng nên tìm hiểu kỹ về thông tin của khách sạn, bao gồm cả giờ nhận - trả phòng. Nếu đặt phòng qua các ứng dụng cung cấp dịch vụ du lịch, khách hàng nên tham khảo có đánh giá của những vị khách trước đó để có thêm cái nhìn đa chiều hơn về nơi mà mình định thuê phòng.
Mỗi khách sạn sẽ có quy định riêng về việc nhận - trả phòng và cách tính phụ phí, bạn có thể trao đổi trực tiếp để tránh rắc rối. Có thể trao đổi qua số điện thoại, email, qua các trang mạng xã hội chính thức của khách sạn để tìm hiểu thêm thông tin.
Thông thường, khách trả đến sớm hoặc trả phòng muộn 1-2 tiếng có thể sẽ được miễn phí. Nếu thời gian dài hơn, khách phải trả từ 30-100% giá thuê phòng.
Một số khách sạn sẽ tính thời gian trả phòng muộn từ 13h-15h sẽ tính 30% giá phòng; từ 15h-18h là 50% giá phòng; sau 18h là 100% giá phòng.
