Mỗi người đều có 24 giờ mỗi ngày, nhưng cảm giác "không đủ thời gian" lại rất khác nhau. Nguyên nhân không chỉ nằm ở khối lượng công việc mà còn ở những thói quen tưởng vô hại nhưng liên tục làm gián đoạn sự tập trung. Dưới đây là những việc nên cân nhắc dừng lại nếu muốn có nhiều thời gian hơn cho những điều thực sự quan trọng.
1. Liên tục kiểm tra điện thoại
Nhiều người mở điện thoại chỉ để xem giờ hoặc trả lời một tin nhắn nhưng sau đó lại mất hàng chục phút lướt mạng xã hội. Việc chuyển sự chú ý liên tục khiến não bộ khó quay lại trạng thái tập trung.
Các nghiên cứu về năng suất cho thấy mỗi lần bị gián đoạn, não cần thêm thời gian để lấy lại nhịp làm việc. Điều này khiến tổng thời gian hoàn thành công việc kéo dài hơn rất nhiều.
Thay vì kiểm tra điện thoại bất cứ lúc nào có thông báo, hãy gom thời gian trả lời tin nhắn hoặc email theo từng khung giờ cố định trong ngày.
2. Cố gắng làm nhiều việc cùng lúc
Đa nhiệm thường được xem là kỹ năng, nhưng trên thực tế, não bộ không thực sự xử lý nhiều công việc đòi hỏi sự tập trung cùng lúc. Điều xảy ra là bạn liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ.
Việc chuyển đổi này khiến hiệu suất giảm, dễ mắc lỗi và mất nhiều thời gian chỉnh sửa hơn sau đó. Công việc tưởng như nhanh hơn lại kéo dài hơn dự kiến.
Hoàn thành từng việc một trước khi chuyển sang việc tiếp theo thường giúp tiết kiệm thời gian và giảm áp lực đáng kể.
3. Họp hoặc trao đổi quá dài
Không ít cuộc họp kéo dài hàng giờ nhưng nội dung thực tế chỉ cần vài chục phút. Những cuộc trao đổi lan man khiến cả nhóm mất thời gian mà hiệu quả không cao.
Nếu có thể giải quyết bằng email, tin nhắn hoặc một cuộc trao đổi ngắn, hãy ưu tiên những hình thức này.
Khi cần họp, nên có mục tiêu rõ ràng, giới hạn thời gian và chỉ mời những người thực sự liên quan.
4. Trì hoãn những việc chỉ mất vài phút
Có những việc như thanh toán hóa đơn, trả lời email hay sắp xếp giấy tờ chỉ cần vài phút nhưng lại bị để sang ngày khác.
Khi các việc nhỏ tích tụ, chúng trở thành danh sách dài gây áp lực tâm lý và chiếm nhiều thời gian hơn để xử lý.
Nếu một việc chỉ cần vài phút và có thể làm ngay, hoàn thành luôn thường là lựa chọn hiệu quả hơn.
5. Cầu toàn trong mọi việc
Không phải nhiệm vụ nào cũng cần đạt mức hoàn hảo. Dành quá nhiều thời gian để chỉnh sửa những chi tiết nhỏ đôi khi không tạo ra giá trị tương xứng.
Nguyên tắc "đủ tốt" có thể giúp hoàn thành công việc đúng hạn, đặc biệt với các nhiệm vụ thường ngày.
Hãy dành sự tỉ mỉ cho những việc thực sự quan trọng và chấp nhận rằng không phải mọi thứ đều cần hoàn hảo tuyệt đối.
6. Giữ quá nhiều đồ không còn sử dụng
Một không gian bừa bộn khiến bạn mất thời gian tìm kiếm đồ đạc mỗi ngày. Điều này xảy ra ở cả nhà ở lẫn nơi làm việc.
Việc tích trữ quá nhiều đồ cũng khiến quá trình dọn dẹp, vệ sinh và sắp xếp mất nhiều công sức hơn.
Định kỳ loại bỏ những món đồ không còn dùng đến sẽ giúp không gian gọn gàng và tiết kiệm thời gian trong sinh hoạt.
7. Nói "đồng ý" với mọi lời nhờ
Nhiều người ngại từ chối nên nhận thêm việc dù lịch trình đã kín. Kết quả là thời gian dành cho công việc và cuộc sống cá nhân đều bị ảnh hưởng.
Việc ưu tiên giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao thay vì phân tán nguồn lực.
Từ chối khéo những việc không thực sự cần thiết không phải là ích kỷ, mà là cách quản lý thời gian hợp lý hơn.
8. Mất quá nhiều thời gian để quyết định những việc nhỏ
Suy nghĩ quá lâu về việc hôm nay mặc gì, ăn gì hay làm việc nào trước có thể tiêu tốn nhiều năng lượng hơn bạn tưởng.
Việc đưa ra quá nhiều quyết định nhỏ trong ngày dễ dẫn đến "mệt mỏi vì quyết định", khiến khả năng xử lý những việc quan trọng bị giảm.
Chuẩn bị trước thực đơn, quần áo hoặc kế hoạch làm việc từ tối hôm trước sẽ giúp buổi sáng diễn ra nhanh và nhẹ nhàng hơn.
Tiết kiệm thời gian không nhất thiết phải làm việc nhanh hơn hay thức khuya hơn. Đôi khi, điều hiệu quả nhất lại là dừng những thói quen đang âm thầm lấy đi từng phút mỗi ngày. Chỉ cần thay đổi một vài hành vi nhỏ như bớt kiểm tra điện thoại, giảm đa nhiệm hay biết nói "không" đúng lúc, bạn có thể lấy lại nhiều giờ quý giá mỗi tuần để dành cho công việc, gia đình và chính bản thân mình.
