Dưới đây là một số việc tiêu biểu cần có trong kế hoạch chuyển văn phòng. Tùy tính chất hoạt động của từng công ty mà bạn có thể điều chỉnh, thêm bớt cho phù hợp. Hãy đảm bảo rằng các phần việc được phân công và thực hiện đúng tiến độ!
1. Lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết
Để có thể giám sát tiến độ công việc, bạn cần có một bản kế hoạch cụ thể. Trong đó nêu rõ các công việc cần làm, thời gian hoàn thành, người chịu trách nhiệm. Việc lập kế hoạch càng chi tiết càng giúp cho quá trình chuyển dọn được diễn ra thuận lợi hơn. Giúp người quản lý có thể sát sao mọi việc, đôn đốc mọi người, và kịp thời đưa ra hướng xử lý nếu xảy ra các sự cố ngoài ý muốn.
2. Thông báo chấm dứt hợp đồng
Cần thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước 1-2 tháng tùy theo thỏa thuận của hai bên. Có như vậy việc chuyển văn phòng của bạn sẽ diễn ra thuận lợi hơn. Cũng đừng quên việc liên hệ với các đơn vị liên quan để thông báo ngừng sử dụng dịch vụ/thay đổi địa chỉ (ví dụ như wifi, giao báo, chuyển phát thư,...).
3. Chuẩn bị văn phòng mới
Hãy đảm bảo địa điểm mới đã được sơn sửa xong, vệ sinh sạch sẽ, đã được lắp đặt hệ thống đèn, điện, wifi, nước sinh hoạt, đường dây điện thoại... Tất cả đã sẵn sàng để chuyển văn phòng, đồ đạc vào và vận hành văn phòng mới.
4. Tiến hành các thủ tục hành chính
Việc thay đổi thông tin liên quan tới địa chỉ văn phòng cần được thông báo tới các cơ quan quản lý. Việc này bạn cần tiến hành sớm, vì có thể sẽ mất khá nhiều thời gian. Ví dụ như đăng ký điều chỉnh địa chỉ cơ quan thuế, khai báo thuế, giấy phép kinh doanh,...
5. Thông báo với khách hàng, đối tác
Việc này là vô cùng quan trọng. Bởi trụ sở làm việc gắn bó mật thiết tới các hoạt động giao dịch, là nơi khách hàng, đối tác tìm tới bạn khi cần hợp tác. Do đó bạn cần có sự thông báo cụ thể. Các kênh bạn có thể sử dụng như website, email, fanpage Facebook, Zalo, Instagram, điện thoại,... Cần tiến hành ngay khi kế hoạch chuyển văn phòng được duyệt. Và nhắc lại vài lần để khách hàng có thể lưu ý.
6. Tìm kiếm đơn vị chuyển văn phòng uy tín
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển dọn văn phòng. Bạn cần lựa chọn các đơn vị có thương hiệu và đã có kinh nghiệm chuyển dọn các công trình lớn. Vì đồ đạc văn phòng thường có giá trị, hoặc các thiết bị điện tử như máy tính, máy in, máy lạnh, điện thoại,... nên cần chắc chắn rằng đội ngũ chuyển dọn có kinh nghiệm và chuyên môn.
Nếu bạn đang băn khoăn thì Dịch vụ chuyển văn phòng kinh nghiệm 10 năm của Saigon Express là một gợi ý dành cho bạn! Tham khảo Bảng giá chuyển văn phòng, chuyển nhà chi tiết của chúng tôi!
7. Đóng gói các loại hồ sơ giấy tờ quan trọng
Chỉ có nhân viên của công ty mới nắm rõ được những loại giấy tờ nào quan trọng, sắp xếp ra sao hợp lý. Vì thế bạn hãy yêu cầu từng cá nhân, từng phòng ban tiến hành tự sắp xếp, đóng gói đồ đạc trước. Thời điểm lý tưởng để thực hiện việc này là khoảng 1 tuần trước ngày chuyển dọn. Đương nhiên dịch vụ chuyển dọn sẽ vẫn phục vụ bọc lót, đóng gói. Nhưng những đồ đạc cá nhân, hồ sơ quan trọng nhân viên nên tự đóng gói sẽ tiết kiệm thời gian và dễ tìm kiếm hơn.
8. Liên hệ sử dụng thang máy, tầng hầm
Nếu văn phòng của bạn thuộc tòa nhà lớn thì đây là một việc quan trọng cần làm. Bởi hiện nay hầu hết các tòa nhà đều có quy định trong việc sử dụng thang máy, tầng hầm khi chuyển dọn văn phòng. Điều này nhằm đảm bảo an toàn, quản lý những người lạ mặt ra vào nhà. Thông thường họ sẽ yêu cầu bạn cung cấp thông tin về đội chuyển dọn. Lúc này bạn hãy liên hệ với dịch vụ chuyển văn phòng để được hỗ trợ.
Danh sách những việc cần làm trước khi chuyển văn phòng trên đây sẽ giúp cho quá trình chuyển đổi nơi làm việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Và đừng quên liên hệ với dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Saigon Express để đặt lịch chuyển dọn và nhận được mức giá ưu đãi. Kinh nghiệm chuyển văn phòng, chuyển công ty dày dặn gần 10 năm của Saigon Express chắc chắn sẽ làm bạn hài lòng.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH TMDV SÀI GÒN EXPRESS
Địa chỉ: Số 121, Đường Hoàng Quốc Việt, Phường Phú Thuận, Quận 7, Hồ Chí Minh
Tel: (028) 3838 2238 - Hotline: 0939 176 176
Web: taxitaisaigon.vn
Email: info@taxitaisaigon.vn
